Hi，
判斷的事先放一邊，這封講做法。
我和太太經營一家設計公司，團隊就我們兩個人。要顧的事情很雜：專案管理、報價、記帳、寫文章、追各種例行事務，還有自己的私人待辦。
幾年前我開始用 Notion，因為它什麼都能做，我就什麼都往裡面丟。頁面越建越多，database 越開越多。但每次要找東西的時候，我得先回想「我當初放在哪裡」。翻了好幾層還是找不到，乾脆再建一個新頁面。
問題不在 Notion。問題在我沒有系統，我的系統就是「我記得放在哪」。而人的記憶不可靠，尤其事情一多的時候。
我看過別人分享的模板和教學影片，但每個人的工作型態不一樣，照搬別人的架構，我通常撐不過兩週。
後來我做了一件事：我不自己設計系統，我讓 AI 幫我設計。
我打開 Claude，把我的工作型態完整說給它聽。我經營什麼樣的公司、每天碰到哪些類型的任務、哪些是定期要做的、哪些跟著專案走、我的記帳習慣是什麼、內容產出的節奏多頻繁。
這個過程有一點像一次需求訪談。AI 問我問題，我回答，它再根據我的回答提建議：哪些該獨立成 database、哪些適合用關聯串起來、哪些功能我其實根本不需要。
來回幾次之後，它幫我整理出一套架構。專案管理、報價單、任務追蹤、記帳、內容創作、例行事務，每一個模組都有明確用途。
我想在這裡停下來講一件事。
我沒有問它「請幫我設計一套 Notion 系統」。那種問法會得到一份很漂亮、但跟我沒關係的模板。
我問的是「這是我的工作長什麼樣子，你覺得該怎麼組織」。
差別在於，第一種問法是叫它憑空判斷，第二種是把問題框在我已經建立的東西裡面。而後者正好是 AI 做得好的事，它從「憑空發明」變成「在我給的集合裡排序與佐證」。
這個原則我後來用在所有地方。舉一個更小的例子：
- ❌「我今天花一萬塊買 0050 可以嗎？」→ 得到一堆空泛的免責聲明
- ✅「我今天有一萬塊，在我的關注名單裡面，哪一個是今天值得投入的？」→ 它有了比較基準，答案立刻有用
你已經建好的東西，就是那個框。系統本身就是你給 AI 的最大優勢。
後來這套東西一直長。現在我的工作大概是這樣。
專案進度、客戶往來、報價單、發票、每天的狀態變化，這些全部用對話更新。我不點選單、不填表格，我就是講「遠見那個案子客戶簽回來了」，然後該動的欄位自己會動。
我覺得這件事最大的價值不在快，在於我不用記得系統長什麼樣子。
Kidult
